Cách xây dựng kịch bản phỏng vấn ứng viên để “săn” đúng nhân tài

Để có thể “săn” được đúng nhân tài, việc xây dựng kịch bản phỏng vấn ứng viên là vô cùng quan trọng. Vậy, làm thế nào để xây dựng được kịch bản phỏng vấn ứng viên phù hợp? Bài viết dưới đây của tuyendung.topcv.vn sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn.

Kịch bản phỏng vấn ứng viên là gì?

Kịch bản phỏng vấn ứng viên là một tài liệu hoặc bộ câu hỏi được chuẩn bị trước để hướng dẫn quá trình phỏng vấn ứng viên trong quá trình tuyển dụng. Kịch bản phỏng vấn sẽ định nghĩa các câu hỏi, chủ đề và sắp xếp các giai đoạn của cuộc phỏng vấn một cách logic và cụ thể.

Cách xây dựng kịch bản phỏng vấn ứng viên săn đúng nhân tài

Để có thể xây dựng kịch bản phỏng vấn ứng viên phù hợp, bạn có thể tham khảo những bước hướng dẫn sau:

Bước 1: Nghiên cứu vị trí và yêu cầu công việc

Bước này giúp bạn hiểu rõ về nhiệm vụ, trách nhiệm và kỹ năng cần thiết để làm việc trong vị trí tuyển dụng. Điều này cho phép bạn tạo ra các câu hỏi phỏng vấn liên quan và đánh giá được sự phù hợp của ứng viên với yêu cầu công việc. Những điều bạn cần lưu ý trong bước này như sau:

• Lập danh sách các yêu cầu cần thiết cho vị trí tuyển dụng: Xác định các kỹ năng, kinh nghiệm và trình độ học vấn cần thiết để làm việc trong vị trí tuyển dụng. Liệt kê các nhiệm vụ và trách nhiệm chính của vị trí đó để hiểu rõ công việc sẽ đòi hỏi những gì từ ứng viên.
• Tìm hiểu về môi trường làm việc và ngành nghề liên quan: Đọc thông tin về công ty, văn hóa tổ chức, giá trị và mục tiêu của công ty. Nghiên cứu về ngành nghề, xu hướng phát triển, thay đổi trong ngành để có cái nhìn tổng quan về ngành, yêu cầu công việc cho vị trí tuyển dụng.
• Sử dụng nguồn thông tin đáng tin cậy: Tìm hiểu thông tin qua trang web công ty, báo chí, tài liệu nghiên cứu, hoặc thảo luận với chuyên gia trong ngành để thu thập thông tin chính xác và đáng tin cậy.

Bước 2: Phân nhóm các câu hỏi phỏng vấn

Phân nhóm câu hỏi trong kịch bản phỏng vấn ứng viên sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh quan trọng của vị trí tuyển dụng được đề cập, đánh giá một cách toàn diện. Bên cạnh đó, bằng cách phân nhóm các câu hỏi, bạn cũng có thể tạo ra các nhóm chủ đề chính tương ứng với các khía cạnh quan trọng của vị trí tuyển dụng.

Dưới đây là một số nhóm câu hỏi phỏng vấn thường gặp mà bạn có thể sử dụng khi xây dựng kịch bản phỏng vấn ứng viên:

• Câu hỏi về kinh nghiệm làm việc và quá trình học tập.
• Câu hỏi phỏng vấn về kỹ năng chuyên môn.
• Câu hỏi về kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm.
• Câu hỏi về quản lý thời gian và ưu tiên công việc.
• Câu hỏi về sự đóng góp và mục tiêu cá nhân.
• Câu hỏi về sự thích ứng và sẵn sàng học hỏi.

Bước 3: Xây dựng cấu trúc kịch bản phỏng vấn

Trong quá trình xây dựng cấu trúc kịch bản phỏng vấn, bạn sẽ cần lưu ý những vấn đề như sau:

Xác định các giai đoạn và thứ tự của cuộc phỏng vấn

Điều này sẽ bao gồm việc bạn xác định các giai đoạn cần thiết trong quá trình phỏng vấn và xác định thứ tự xuất hiện của những giai đoạn đó. Điều này giúp cho buổi phỏng vấn được hiệu quả hơn. Ví dụ, giai đoạn có thể bao gồm:

• Nhà tuyển dụng giới thiệu: Giới thiệu về bản thân, công ty và môi trường làm việc.
• Kiểm tra kinh nghiệm và quá trình học tập: Đặt câu hỏi liên quan đến kinh nghiệm làm việc trước đây và quá trình học tập của ứng viên.
• Kiểm tra kỹ năng chuyên môn: Đặt câu hỏi phỏng vấn liên quan đến kỹ năng và kiến thức chuyên môn của ứng viên.
• Kiểm tra kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm: Đặt câu hỏi liên quan đến kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm và giải quyết xung đột.
• Kiểm tra sự thích ứng và sẵn sàng học hỏi: Đặt câu hỏi liên quan đến khả năng thích ứng với môi trường làm việc mới và khả năng học hỏi.
• Kiểm tra đóng góp và mục tiêu cá nhân: Đặt câu hỏi liên quan đến khả năng đóng góp vào công ty và mục tiêu cá nhân của ứng viên.

Sắp xếp câu hỏi logic và đầy đủ khía cạnh

Điều này sẽ bao gồm việc xác định một thứ tự logic cho các câu hỏi trong mỗi giai đoạn. Câu hỏi nên được sắp xếp để chúng có thể tạo ra một dòng logic trong quá trình thu thập thông tin về ứng viên. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi và hiểu các câu trả lời của ứng viên tốt hơn.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần đảm bảo rằng kịch bản phỏng vấn của bạn đánh giá đủ các khía cạnh quan trọng của vị trí tuyển dụng. Bạn cần đảm bảo rằng các câu hỏi trong kịch bản có thể khai thác đầy đủ, chi tiết nhất có thể về các yêu cầu công việc và tiêu chí đánh giá cần thiết ở ứng viên.

Bước 4: Thiết kế câu hỏi mở và câu hỏi đặc biệt

Thiết kế câu hỏi câu hỏi phù hợp trong kịch bản phỏng vấn ứng viên là một phần quan trọng để thu thập thông tin chi tiết, đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm và ý kiến của ứng viên. Bạn có thể tham khảo những dạng câu hỏi sau:

• Câu hỏi mở (Open-ended questions): Đây là các câu hỏi không có câu trả lời đơn giản hoặc yêu cầu ứng viên đưa ra câu trả lời dài hơn. Mục đích của câu hỏi mở là khám phá sâu hơn về kinh nghiệm, suy nghĩ và ý kiến của ứng viên. Câu trả lời từ câu hỏi mở thường cung cấp thông tin chi tiết và cho phép ứng viên thể hiện cá nhân hóa.
• Câu hỏi đóng (Closed-ended questions): Đây là các câu hỏi có câu trả lời ngắn gọn và đơn giản như “Có” hoặc “Không”, hoặc yêu cầu ứng viên chọn một trong số các tùy chọn cung cấp sẵn. Câu hỏi đóng thường được sử dụng để thu thập thông tin cơ bản hoặc xác nhận các yếu tố nhất định.
• Câu hỏi “Outside-the-box” (Creative questions): Đây là các câu hỏi không truyền thống và đòi hỏi ứng viên suy nghĩ sáng tạo và đưa ra ý tưởng mới. Mục đích của câu hỏi này là đánh giá khả năng sáng tạo, tư duy linh hoạt và khả năng giải quyết vấn đề của ứng viên.

Xem thêm: Biến tấu 5 câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng để khai thác thông tin ứng viên hiệu quả

Mẫu kịch bản phỏng vấn ứng viên cho từng giai đoạn

nếu bạn chưa biết nên xây dựng kịch bản phỏng vấn ứng viên như thế nào, hãy cùng tham khảo mẫu kịch bản với 2 trường hợp thường gặp sau đây:

Mẫu kịch bản khi gọi điện phỏng vấn nhanh

Giới thiệu: Tự giới thiệu và xác định mục đích cuộc gọi. “Xin chào, tôi là [Tên của bạn] từ [Tên công ty]. Chúng tôi đã nhận được hồ sơ của bạn cho vị trí [Tên vị trí] và rất quan tâm đến khả năng của bạn. Tôi có thể nói chuyện với bạn một chút để biết thêm thông tin?”

Xác nhận thông tin cá nhân cơ bản:

• Họ và tên: “Xin bạn cho tôi biết họ và tên của bạn?”
• Số điện thoại: “Số điện thoại liên lạc của bạn là gì?”

Xác nhận thông tin về kinh nghiệm làm việc:

• Công ty hiện tại và vị trí công việc: “Bạn đang làm việc ở công ty nào và đảm nhận vị trí gì?”
• Kinh nghiệm làm việc liên quan: “Bạn có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực này trước đây không?”

Xác nhận thông tin về học vấn: “Bạn đã tốt nghiệp từ trường đại học nào và chuyên ngành gì?”

Xác nhận thông tin về kỹ năng và năng lực:

• Kỹ năng chính: “Bạn cho tôi biết những kỹ năng chính mà bạn có?”
• Ngôn ngữ và công nghệ: “Bạn có thành thạo các ngôn ngữ hoặc công nghệ cụ thể nào liên quan đến vị trí này?”

Xác nhận khả năng làm việc trong thời gian và vị trí cụ thể:

• Thời gian làm việc: “Bạn có thể làm việc full-time không?”
• Vị trí và địa điểm làm việc: “Bạn có thể làm việc tại văn phòng của chúng tôi không?”

Kết thúc cuộc gọi: “Cảm ơn bạn đã dành thời gian để trả lời các câu hỏi của tôi. Chúng tôi sẽ xem xét hồ sơ của bạn và liên hệ lại trong thời gian sớm nhất nếu chúng tôi quyết định tiếp tục với giai đoạn phỏng vấn trực tiếp. Chúc bạn một ngày tốt lành!”

Mẫu kịch bản phỏng vấn ứng viên trực tiếp

Giới thiệu và làm quen: “Xin chào, tôi là [Tên của bạn], đại diện từ [Tên công ty]. Rất vui được nói chuyện với bạn hôm nay. Như đã đề cập, buổi phỏng vấn hôm nay sẽ dành cho vị trí [vị trí tuyển dụng] mà bạn đang ứng tuyển. Thời gian dự kiến sẽ từ 30 – 45 phút.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, hãy hỏi chúng tôi ngay để được giải đáp nhé. Đầu tiên, bạn có thể giới thiệu về bản thân và cho tôi biết lý do bạn quan tâm đến vị trí này?”

Khám phá kinh nghiệm làm việc và thành tựu: “Hãy cho tôi biết về quá trình làm việc của bạn và kinh nghiệm liên quan đến vị trí tuyển dụng. Bạn đã có những thành tựu nào đáng chú ý trong công việc trước đây?”

Đánh giá kỹ năng và năng lực: “Tôi muốn biết về các kỹ năng và năng lực chính của bạn. Bạn có thể nói về những kỹ năng kỹ thuật mà bạn đã phát triển trong quá trình làm việc? Hãy cung cấp một ví dụ về việc bạn đã áp dụng kỹ năng đó trong công việc.”

Đánh giá phù hợp với văn hóa công ty: “Công ty chúng tôi có một văn hóa và giá trị cốt lõi đặc biệt. Bạn nghĩ mình phù hợp với văn hóa công ty như thế nào? Bạn có thể chia sẻ một trường hợp bạn đã làm việc trong một môi trường tương tự trước đây?”

Xác định sự phù hợp và khả năng tiếp tục: “Tại sao bạn muốn gia nhập công ty chúng tôi và vị trí tuyển dụng này? Bạn có kế hoạch phát triển và cam kết dài hạn với công ty không?”

Hỏi xem ứng viên có câu hỏi hay thắc mắc gì không:  “Bây giờ, tôi muốn nghe bạn có câu hỏi hoặc thắc mắc nào với chúng tôi không? Tôi sẽ cố gắng trả lời một cách tốt nhất.”

Kết thúc cuộc phỏng vấn:  “Cảm ơn bạn rất nhiều vì thời gian và thông tin bạn đã chia sẻ. Chúng tôi sẽ xem xét kỹ hồ sơ của bạn và thông báo lại cho bạn về kết quả tiếp theo của quá trình tuyển dụng. Chúc bạn một ngày tốt lành!”

Việc xây dựng kịch bản phỏng vấn ứng viên là vô cùng quan trọng để công ty có thể tìm kiếm và thu hút được nhân tài phù hợp. Hy vọng sau bài viết trong chuyên mục Cẩm nang tuyển dụng này sẽ giúp bạn xây dựng được kịch bản phù hợp.

Bên cạnh đó, nếu bạn đang muốn tìm kiếm và thu hút nhân tài cho doanh nghiệp của bạn, đừng quên sử dụng nền tảng tuyển dụng hàng đầu TopCV.vn để tối ưu quá trình tuyển dụng. Khi đăng tin tuyển dụng trên TopCV.vn, bạn sẽ cung cấp hàng ngàn hồ sơ ứng viên chất lượng, giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực tìm kiếm. Hãy truy cập TopCV.vn để tăng cường chất lượng tuyển dụng của bạn ngay hôm nay nhé.

Tìm hiểu thêm: Giải đáp chi tiết về thời gian phản hồi của nhà tuyển dụng sau phỏng vấn